Organiser un séminaire, qu’il soit à Lyon ou ailleurs, n’est jamais une mince affaire. De nombreux obstacles jonchent la route des organisateurs de séminaires : trouver un lieu d’hébergement pour leurs convives, trouver des salles professionnelles adaptées, dénicher les intervenants qui feront la différence ou encore coordonner toutes les activités entre elles afin que le séminaire ne contienne aucun temps mort.
Grâce à une offre hôtelière qui cherche de plus en plus à satisfaire une clientèle professionnelle, nombreux sont ceux qui optent pour organiser leur séminaire dans l’un des nombreux hôtels de Lyon. Il faut dire que cette option a de nombreux aspects pratiques que nous allons détailler.
Séminaire dans un hôtel lyonnais : le compromis idéal
Organiser un séminaire dans un hôtel de Lyon apparaît souvent comme un compromis idéal.
En effet, grâce à leurs salles professionnelles à même d’adapter leurs locaux à la réception de réunions, conférences et séminaires, de nombreux établissements de Lyon offrent en plus de leurs logements et de leurs services de restauration un terrain de jeu formidable pour les séminaires.
Divers standing existent quant à ces salles au sein des hôtels : de la simple salle de réunion pour accueillir un rassemblement à l’improviste aux salons luxueux en passant par les salles de conférence de grande capacité. Il y en a pour tous les goûts et les budgets, et dans bien des cas, vous n’aurez ni à sacrifier la qualité de l’hébergement, ni celle des salles professionnelles à votre disposition.
Une organisation facilitée
Si les séminaires dans des hôtels ont le vent en poupe, c’est bien sûr parce qu’ils facilitent considérablement l’organisation de votre séminaire. En disposant de vos convives et de vos salles professionnelles au même endroit, tout devient plus simple.
Vos intervenants doivent se rendre en un seul lieu, vos convives n’ont pas à se tracasser du transport entre leur hôtel et les salles professionnelles où ont lieu leurs activités et bien sûr, ils sont aussi tous au même endroit en cas d’imprévu.
En organisant un séminaire résidentiel dans un hôtel, vous centralisez ainsi une partie importante de son organisation, ce qui vous donne une vue d’ensemble non négligeable, particulièrement si vous attendez de nombreux invités.
Une simplification des déplacements de vos convives
Si les déplacements du lieu d’hébergement de vos convives à leurs lieux d’activités sont facilités en les logeant tous dans un hôtel de Lyon, c’est aussi vrai pour l’accès à votre séminaire.
Chercher vos convives à la gare de Lyon Perrache ou Lyon Part-Dieu voire envoyer une navette pour ceux qui viennent par l’aéroport Saint-Exupéry, organiser la bienvenue dans la ville à vos invités est bien plus simple quand tous sont attendus au même endroit.
Bien sûr, pour vos déplacements hors de l’hôtel, que cela soit pour découvrir le Vieux Lyon ou faire une activité au grand air dans les Alpes, les transitions entre les activités et les transports seront bien plus fluides également en optant pour un séminaire résidentiel dans un hôtel.
Une diminution du nombre d’intervenants
Centraliser l’organisation de votre séminaire autour d’un seul hôtel favorise aussi la gestion administrative de votre événement.
La plupart des hôtels à même d’accueillir des événements ont un réseau de prestataires important. Que vous soyez à la recherche d’un traiteur, d’un animateur pour une soirée d’entreprise ou d’hôtes d’accueil, vous pouvez certainement en discuter au préalable avec votre hôtel pour qu’il se charge de l’organisation.
Au lieu de contacter de manière chronophage chaque intervenant pour obtenir des devis et payer les factures une à une, vous centralisez aussi la gestion de vos intervenants et de votre comptabilité en vous reposant sur l’expertise et le réseau de votre hôtel.
Quel que soit le quartier de Lyon que vous choisissez, vous trouverez forcément un hôtel habitué à recevoir des séminaires résidentiels en son sein pour vous accueillir.